Начальник административного отдела

Компания "LafargeHolcim"

Компания CEMENTUM - лидер в сфере разработки и внедрения устойчивых зеленых материалов и решений в строительстве приглашает на работу Начальника административного отдела.

Цель должности: Административная поддержка бизнес-подразделений и поддерживающих функций своими силами и/или с привлечением третьих лиц на всех площадках Компании в Карелии.

Обязанности:

• Работа с различными документами на всех этапах: создание приказов, писем, отчётов и проч., регистрация, контроль печатей, отправка и получение, архивирование, уничтожение, а также разработка регламентирующих документов (политики, регламенты, инструкции и проч.) в рамках деятельности административного отдела.

• Организация командировок, мероприятий, кейтеринга

• Организация закупки различных товаров и услуг, оформление по ним договоров и последующая поддержка: канцтовары, продукты, хозтовары, инвентарь, мебель, промо-материалы и нанесение логотипов и проч., уборка, техобслуживание инженерных систем, курьерские услуги, такси, тревел-услуги, питание, питьевой режим, доставка сотрудников

• Создание на подопечных объектах условий для труда и отдыха сотрудников и подрядчиков: планирование назначения помещений (напр., комната отдыха, архивная комната, комнаты приёма пищи, аренда квартиры для проживания), их оснащение или ремонт, организация услуг или работ для успешной эксплуатации (ремонтные работы в помещении, уборка, мойка окон, обслуживание и ремонт инженерных коммуникаций, покупка оборудования и проч.)

• Оформление во внутренних системах документов по взаиморасчётам с поставщиками и учёту приобретённых товаров: создание заявок в 1С, оформление комплектов закрывающих документов, оформление транзакций в 1С по постановке на складской учёт некоторых купленных позиций, создание аккруалов, заведение учёток в 1С на приобретённые товары и т.п.

• Планирование бюджета в рамках обеспечения административных активностей, актуализация его данных и контроль за исполнением.

• Контроль за подчиненными сотрудниками и представителями третьих сторон для выполнения задач административного отдела.

• Организовывать мероприятия, встречи, совещания по указанным заказчиком ориентирам (сроки, тема, участники, формат и т.п.), вкл., по необходимости, выбор и подготовку места проведения, оснащение необходимыми мебелью/техникой, организацию питания, трансферов, развлечений и т.п.

• Соблюдать соответствующие требования законодательства, регламентов и ответственных сотрудников по охране труда, по пожарной безопасности, по охране окружающей среды и экологии в рамках любых действий административного отдела на объектах Компании в Карелии

• Выполнять функционал материально ответственного лица зоне ответственности административного отдела

• Участвовать в проектной работе в роли лидера/инициатора или одного из участников

• Принимать и распределять входящие звонки, поступающие на телефонную линию Компании в г. Петрозаводск. Встречать и провожать посетителей, приходящих к руководству или по административным вопросам.

• Вести активности по работе с общественностью в рамках локальных социальных проектов компании

• Законченное высшее образование

• Опыт 5+ лет в компании со штатом 300+ человек в единственном лице или в составе отдела

• Понимание административных процессов и их законодательных основ

• Управление инфраструктурой : здания / помещения, эксплуатация инженерных систем / оборудования, услуги по содержанию / по ремонту, планирование / оценка состояния

• Закупка товаров и услуг : составление ТЗ, определение критериев для выбора подрядчика, знание рынка поставщиков Карелии

• Управление подрядчиком : определение требований, KPI, претензионная работа, достижение нужного результата в срок

• Оформление бухгалтерских документов : логика обоснования, требования к документам, скурупулёзность сбора данных, связь с законодательством (налоговым и др.)

• Продвинутый пользователь ПК.

• Бессрочный трудовой договор

• Оформление согласно ТК РФ
• Конкурентный уровень заработной платы + годовой бонус;
• Расширенный пакет компенсаций и льгот (ДМС для сотрудника и членов семьи, топливные карты, карты на покупки в аптеке, магазины косметики и электроники и т.д.)
• Ноутбук, мобильный телефон с лимитом связи

Коротко о нас:

Компания CEMENTUM - лидер в сфере разработки и внедрения устойчивых зеленых материалов и решений в строительстве.

В России работает более 2200 человек, действуют 4 цементных завода, 3 карьера по добыче нерудных материалов. Компания активно реализует на рынок высококачественные продукты и решения для строительства, расширяет программу защиты экологии в рамках утилизации отходов. Продвигает культуру лидерства, наставничества, проектного управления и цифровизации процессов. Мы ценим открытость, командную работу и непрерывное развитие, активно работаем в условиях изменений и трансформируем бизнес вместе с меняющимся миром.

Построй свой карьерный путь вместе с нами!